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Modalità di accesso ai dati anagrafici

Modalità di accesso ai dati anagrafici
Certificati, visure, autocertificazioni, elenchi: guida operativa alle modalità di accesso ai dati anagrafici. Con quale modalità vi si può accedere ai dati anagrafici, a seconda delle tipologie di utenti?

Principi generali

Il diritto di accesso ai propri dati personali

E' un principio fondamentale del Regolamento europeo 2016/679, o GDPR in materia di diritto di accesso , che prescinde e supera ogni normativa nazionale, compresa quella anagrafica. La sostanza (la conoscenza diretta di tutti i miei dati) supera la forma, cioè la modalità con cui il titolare del trattamento li mette a disposizione.

La validità dei certificati esclusivamente tra privati

L’art. 15 della L. 183/2011 ha ulteriormente chiarito il divieto per pubbliche amministrazioni e gestori di servizi pubblici di richiedere al cittadino di produrre certificati, salvo espressa previsione di legge (è il caso delle Questure per i procedimenti relativi ai permessi di soggiorno). Pubbliche amministrazioni e gestori di servizi pubblici hanno l’obbligo di accettare l’autocertificazione, potendola poi verificare d’ufficio (art. 43 DPR 445/2000), o la sola indicazione di dove sono registrati i dati (art. 18 L. 241/1990).

Bollo e diritti di segreteria

L’imposta di bollo si sconta sempre e deve essere emessa in data non successiva all’emissione del certificato. L’esenzione dall’imposta dovrà essere richiesta espressamente dal cittadino, non generica e conforme al d.P.R 642/1972 e alle ulteriori norme in materia di rilascio di certificati, in particolare al divieto di rilascio per procedimenti in capo a un ente pubblico (quali, ad esempio, la richiesta di assegni familiari). I diritti di segreteria possono essere ridotti o abrogati, come prevede l’art. 2 c. 15 della L. 127/1997.

La certificazione in modalità telematica

Il certificato è un documento la cui validità giuridica deve rispettare i vincoli del CAD in materia di documento amministrativo informatico (art. 20). Se prodotto come documento digitale, il certificato deve essere munito di firma digitale o sigillo elettronico qualificato (timbro digitale che riporta una firma digitale del soggetto certificante, Sindaco o ANPR nella futura certificazione da portale). Ai certificati non si applica mai la firma autografa omessa ai sensi dell’art. 3 del dLlgs n. 39/1993 (lo dice l’art. 3-bis comma 4-quater del CAD).

La titolarità dei dati

Il Comune, nella figura del Sindaco e degli ufficiali d’anagrafe, è co-titolare esclusivamente dei dati anagrafici dei residenti nel territorio comunale. Ciò significa che l’accesso alla banca dati per via telematica (art. 43 del d.P.R. 445/2000 e art. 50 del CAD) trovano applicazione esclusivamente limitatamente ai propri residenti, non potendo consentire ad alcun soggetto (neppure ad altro ufficio comunale, senza l’attribuzione della delega a ufficiale d’anagrafe) l’accesso o l’estrazione di dati di ANPR..

Le modalità di accesso ai dati anagrafici

Certificati correnti

E’ utile partire dall’art. 33 del Regolamento anagrafico per inquadrare i certificati correnti, cioè tutti quelli che non riguardano situazioni storiche.

Art. 33. Certificati anagrafici

1. Fatti salvi i divieti di comunicazione di dati, stabiliti da speciali disposizioni di legge, e quanto previsto dall'articolo 35, l'ufficiale d'anagrafe rilascia a chiunque ne faccia richiesta, previa identificazione, i certificati concernenti la residenza, lo stato di famiglia degli iscritti nell'anagrafe nazionale della popolazione residente, nonché ogni altra informazione ivi contenuta.

2. Al rilascio di cui al comma 1 provvedono anche gli ufficiali d'anagrafe di comuni diversi da quello in cui risiede la persona cui i certificati si riferiscono.

In sintesi:

  • tutti i dati registrati in anagrafe sono dati certificabili, senza alcuna eccezione;
  • i certificati anagrafici possono essere richiesti in qualsiasi comune subentrato in ANPR (deve essere già subentrato sia il comune di residenza sia il comune ove si fa la richiesta);
  • i certificati correnti possono essere richiesti da chiunque e per chiunque, ma sempre previa identificazione.

Certificati online

In caso di rilascio di certificati online:

  • si applicano tutte le norme in materia di certificati Anagrafici;
  • l’accesso deve avvenire esclusivamente mediante SPID/CIE;
  • i certificati rilasciabili sono esclusivamente quelli ANPR e limitatamente ai dati correnti;
  • la marca da bollo può essere assolta mediante indicazione del numero di marca in apposito form, che potrà essere riportato sul certificato in modo che risulti il luogo in cui la marca andrà necessariamente;
  • i certificati dovranno essere muniti di timbro digitale conforme alle Linee Guida AgID, contenente la firma del Sindaco, in attesa dello sviluppo del sigillo digitale ANPR.

 

Certificati storici

Art. 35. Contenuto dei certificati anagrafici

3. Il certificato di stato di famiglia deve rispecchiare la composizione familiare quale risulta dall'anagrafe all'atto del rilascio del certificato.

4. Previa motivata richiesta, l'ufficiale di anagrafe rilascia certificati attestanti situazioni anagrafiche pregresse.

In sintesi:

  • i certificati storici si rilasciano sempre previa motivata richiesta: è quindi necessaria una richiesta scritta e una valutazione dell’ufficiale d’anagrafe;
  • il concetto di motivata richiesta deve trovare riferimento nella L. 241/1990 e in particolare nell’art. 22, per cui, trattandosi di esercizio di diritto di accesso, gli "interessati sono “tutti i soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l'accesso”;
  • il ichiedente si assume la responsabilità di quanto dichiarato nell’istanza, che tuttavia non potrà far riferimento a semplice richiesta per “curiosità”, “motivi familiari” o “ricerca genealogica”, ma dovrà essere sempre circostanziata e collegata a un interesse giuridicamente qualificato.

I certificati storici possono combinare dati ANPR e dati pre-ANPR, ma naturalmente questi ultimi saranno certificabili esclusivamente dal Comune che detiene i dati; i dati storici ANPR sono, invece, certificabili da qualsiasi Comune subentrato.

Le ricerche storiche: i certificati storici “redatti manualmente”, previsti dal d.P.R. 642/1972, scontano i diritti di segreteria nella misura di € 5,15 a nominativo.

Limiti e divieti

Sono soggetti ad apposita e specifica richiesta motivata i dati di paternità e maternità, in base alla Legge 1064/1955 per cui “l’indicazione della paternità e maternità sarà omessa negli atti attestanti lo stato di famiglia” e al d.P.R. 432/1957, in base al quale “in ogni atto o documento relativi all’esercizio dei diritti o adempimenti derivanti dallo stato di filiazione, dovranno essere indicate la paternità e la maternità della persona interessata”.

Il combinato disposto di queste due norme comporta che l’interessato deve richiedere per iscritto l’indicazione di questi dati e indicare un interesse diretto legato all’esercizio di un diritto o adempimento legato allo status di filiazione, interesse che dovrà naturalmente essere giuridicamente tutelabile.

Non sono inoltre mai certificabili:

  • dati anagrafici dai quali possa desumersi lo stato di adozione, anche in riferimento alla famiglia di origine (art. 27 L. 184/1983);
  • professione e titolo di studio;
  • dati del permesso di soggiorno;
  • domicilio digitale (a oggi non presente in ANPR);
  • condizione di persona senza fissa dimora: quest’ultimo rappresenta un dato anagrafico autonomo e indipendente dall’indirizzo di residenza anagrafica, che potrebbe essere sia reale sia fittizio.

 

Accesso diretto dell’interessato (o visura anagrafica)

E’ un diritto previsto dall’art.15 del GDPR (Regolamento europeo 2016/679 sul trattamento dei dati personali), che prevede che ogni cittadino abbia diritto a conoscere una serie di informazioni sulle modalità di trattamento dei propri dati personali, ottenendo anche una copia degli stessi. Essendo esercizio di un diritto, tale modalità può avvenire con qualsiasi forma e senza l’emissione di un certificato: non può essere previsto alcun pagamento di diritti o tasse, come specificato già diversi anni fa dall’autorità garante italiana.

L’accesso ai propri dati personali, pertanto:

  • deve riguardare esclusivamente i dati dell’interessato o delle persone su cui egli esercita la responsabilità genitoriale o la tutela o da cui è stato espressamente delegato;
  • può essere richiesta in qualsiasi comune ANPR;
  • può avvenire mediante visione, anche per via telematica, a patto che sia garantita l’identificazione del richiedente (sempre esclusivamente con SPID o CIE);
  • può avvenire mediante il rilascio di un documento cartaceo o digitale, che dovrà riportare i dati richiesti (o l’intera scheda anagrafica): la visura così prodotta dovrà riportare i riferimenti dell’art. 15 del GDPR e dell’art. 35 c. 5 del Regolamento anagrafico.

 

Elenchi o accesso diretto

Il principio fondamentale è che tale tipologia di accesso (estrazione di elenco o consultazione diretta) deve essere limitato ai dati dei residenti nel Comune ed è riservato a pubbliche amministrazioni o gestori di servizi pubblici “per uso esclusivo di pubblica utilità”.

Autocertificazioni e verifiche

L’autocertificazione è il documento, sottoscritto dall'interessato, prodotto in sostituzione del certificato e che può riguardare tutti i dati ricompresi nell'art. 46 del d.P.R. 445/2000, la gran parte dei quali oggetto di registrazione in anagrafe (oggi ANPR) e nei registri dello stato civile.

Le autocertificazioni sono prodotte mediante compilazione dell’interessato, firma e allegazione di un documento di identità o riconoscimento, ma possono altresì essere acquisite mediante un form online previa identificazione con SPID o CIE. La responsabilità sul contenuto delle autocertificazioni ricade sull’interessato, che può risponderne con la decadenza dei benefici illegittimamente acquisiti e finanche con sanzioni penali (artt. 75 e 76 del d.P.R.445/2000).

Pubbliche amministrazioni e gestori di servizi pubblici hanno l’obbligo di accettare l’autocertificazione e richiedere poi, anche a campione in base all’art. 71, il controllo dei dati all’amministrazione certificante. In base al d.L. 76/2020 convertito con modificazioni dalla Legge 120/2020, ora il Testo unico sulla documentazione amministrativa trova applicazione piena anche da parte dei privati, i quali dovrebbero, quindi, accettare sempre le autocertificazioni potendo poi verificare automaticamente (senza formalità o alcun tipo di accordo) il contenuto rivolgendo una richiesta di conferma o integrazione all’ente titolare del dato, nel nostro caso l’ufficio anagrafe.

Trasparenza

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