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Autocertificazione e decertificaizone

Autocertificazione e decertificaizone
L'autocertificazione è una dichiarazione che sostituisce tutti i documenti rilasciati dalla Pubblica Amministrazione italiana.

Certificare

Dal latino certum-facere, rendere certo. Ma cosa rendiamo certo? Si certifica una verità di atto, non una verità assoluta: se si certifica che Tizio è nato il 1° gennaio 1999, si certifica perché esiste un atto che ciò attesta. Analogamente, se ad una certa data si certifica che Caio è di stato libero può essersi sposato in chiesa il giorno prima, ma ancora non è registrato, o se si attesta che Sempronio è sempre possibile che poco prima sia in realtà deceduto.

Tuttavia, l’art. 1 lett. f del d.P.R. 445/2000 statuisce che il certificato è “il documento rilasciato da una amministrazione pubblica avente funzione di ricognizione, riproduzione o partecipazione a terzi di stati, qualità personali e fatti contenuti in albi, elenchi o registri pubblici o comunque accertati da soggetti titolari di funzioni pubbliche”.

I registri, gli atti, la documentazione cartacea sono pertanto la fonte primaria, ma l’ultima condizione, quel “comunque accertati”, lascia comunque spazio ad un certo margine di manovra da parte del pubblico ufficiale: se questi viene per caso a conoscenza di uno stato, di un fatto, oppure si ha qualche dubbio sull’effettiva correttezza di un atto o di un registro, è ovviamente doveroso che siano attivate delle verifiche.

La decertificazione: un minimo di storia

Al di là del certificato ufficiale, però, ci sono stati molti interventi del Legislatore per ridurre al minimo la necessità di emettere documenti che comprovino la verità di uno stato o di un evento.

  • 1957 - “L’amministrazione non può richiedere al privato atti o certificati concernenti fatti o circostanze che risultino attestati in documenti già in possesso o che essa stessa sia tenuta a certificare.” (d.P.R. 678/57, art. 2, c. 2).
  • 1968 - “Le singole amministrazioni non possono richiedere atti o certificati concernenti fatti, stati e qualità personali che risultino attestati in documenti già in loro possesso o che esse stesse siano tenute a certificare.” (L. 15/68, art. 10).
  • 1990 - “Gli atti, fatti, qualità e stati soggettivi, necessari per l’istruttoria di un procedimento, sono acquisti d’ufficio quando sono in possesso dell’amministrazione procedente, ovvero sono detenuti, istituzionalmente, da altre pubbliche amministrazioni.” (L. 241/90, art. 18).
  • 2000 - Il D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 “Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa” ha regolato l’autocertificazione.

La differenza con la normativa introdotta nel 2011 con la Legge n.183, è stata che prima le modalità erano alternative: o si accettava un certificato o si chiedeva d’ufficio. Oggi Pubbliche Amministrazioni e gestori di pubblici servizi NON POSSONO accettare certificati, possono solamente operare d’ufficio.

Naturalmente il discorso non si applica agli stranieri, per i documenti di competenza del loro Stato. Per i dati registrati in Italia vale invece lo stesso approccio. Questo deriva dal fatto che il Pubblico Ufficiale italiano non ha alcuna competenza a chiedere documenti a Stati esteri: se ha bisogno di un’informazione relativa ad un cittadino italiano, deve essere richiesto dov’è conservata, tanto che sia un Ente sul territorio italiano quanto un Consolato italiano all’estero. Se però uno straniero deve produrre qualcosa che riguarda il suo Stato, starà a lui attivarsi; ad esempio il nulla-osta al matrimonio ai sensi dell’art 116 del Codice Civile deve essere prodotto dall’interessato/a, non richiesto dall’Ufficiale dello Stato Civile

La dichiarazione sostitutiva di certificazione (autocertificazione)

L’autocertificazione, come spesso viene definita la dichiarazione sostitutiva di certificazione, è regolata dall’art. 46 del d.P.R. 445/2000, il quale afferma che sono comprovati con dichiarazioni, anche contestuali all'istanza, sottoscritte dall'interessato e prodotte in sostituzione delle normali certificazioni i seguenti stati, qualità personali e fatti:

  1. data e il luogo di nascita;
  2. residenza;
  3. cittadinanza;
  4. godimento dei diritti civili e politici;
  5. stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;
  6. stato di famiglia;
  7. esistenza in vita;
  8. nascita del figlio, decesso del coniuge, dell'ascendente o discendente;
  9. iscrizione in albi, in elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni;
  10. appartenenza a ordini professionali;
  11. titolo di studio, esami sostenuti;
  12. qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica;
  13. situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali;
  14. assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto;
  15. possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria;
  16. stato di disoccupazione;
  17. qualità di pensionato e categoria di pensione;
  18. qualità di studente;
  19. qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;
  20. iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;
  21. tutte le situazioni relative all'adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio;
  22. di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l'applicazione di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa;
  23. di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali;
  24. qualità di vivenza a carico;
  25. tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile;
  26. di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domanda di concordato.

Detto elenco è esaustivo, chiuso, per cui non appare corretto aggiungere altre dichiarazioni non ricomprese nella lista. Certo, si potrà aggiungere una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà, una dichiarazione di conoscenza aggiuntiva, come previsto dal successivo art. 47.

Peraltro non risulta nessun divieto e produrre un documento contestuale, che comprenda tanto un’autocertificazione quanto una dichiarazione sostitutiva in un unico documento. Il fatto che il Legislatore specifichi che dette dichiarazioni possono essere contestuali all’istanza, può essere inteso tanto nel senso che può essere preparata sul momento, quanto, soprattutto, che un’istanza del tipo “il sottoscritto, nato a.., residente in... chiede …” già costituisce implicita autocertificazione di nascita e residenza.

L’autocertificazione verso i privati

Normalmente banche, assicurazioni, notai e professionisti in generale non apprezzano molto l’autocertificazione. Scaricando sul cittadino l’onere di rivolgersi al Comune per ottenere un certificato, pensano di risparmiare tempo e di liberarsi di una responsabilità. È vero, però, solo fino ad un certo punto: stampare un certificato fasullo oggi è alla portata di tutti e raramente chi riceve il certificato è in grado di verificare la firma olografa, il timbro, l’impostazione generale del documento, così da essere certo dell’autenticità dello stesso.

Scrivere al Comune, preferibilmente utilizzando la posta certificata, e ricevere la conferma di un’autocertificazione sempre attraverso PEC, magari con firma digitale, può richiedere un po’ più di tempo, ma evita problemi successivi ed assicura un’affidabilità dell’informazione decisamente superiore.

In ogni caso se il cittadino chiede un certificato deve essere rilasciato, normalmente in bollo, se non dichiara cause di esenzione ragionevoli. Analogamente, ad una richiesta di verificare un’autocertificazione, che provenga da un soggetto pubblico o privato è indifferente (art. 71), si dovrà procedere a confermare o meno la situazione che ci viene presentata, con la precisazione che, in caso di privato, il cittadino deve essere informato, ma a questo devono provvedere i soggetti privati procedenti, come indicato dall’ultimo comma dell’art. 71: “…su richiesta del soggetto privato corredata dal consenso del dichiarante”.

L’autocertificazione chiesta in Comune

Non è ragionevole che il Comune rilasci, su richiesta degli interessati, dei documenti riportanti dati del cittadino da autocertificare già compilati, e che il cittadino deve solo sottoscrivere. Pur con tutta la disponibilità a venire incontro ai cittadini, l’art. 33 del Regolamento anagrafico stabilisce che le informazioni rilasciate dall’anagrafe hanno natura certificativa, in secondo luogo si va decisamente contro lo spirito dell’intero apparato normativo sulla decertificazione, dato che essa è nata sia per non costringere i cittadini a recarsi in anagrafe, sia per scaricare gli uffici di alcune incombenze. oltre che ad essere una procedura illegittima, mette in difficoltà gli addetti comunali che, a volte, si sentono dire “ma nell’altro Comune lo fanno” e passano per poco disponibili, quando invece stanno solamente rispettando lo spirito e la lettera della norma.

La visura anagrafica

E' invece possibile richiedere una conferma scritta (visura) dei propri dati personali (art.35, c.5, del d.P.R. n.223/1989 e artt.12 e 15 del Regolamento UE 2016/679), contenuti negli archivi comunali, ma tale visura non ha valore certificativo nei confronti di terzi, sia pubblici ma anche privati, ma può essere utilizzata per la corretta compilazione dell'autocertificazione.

In considerazione delle caratteristiche della visura, questa può essere richiesta e rilasciata esclusivamente solo al diretto interessato maggiorenne, o relativamente ai figli minori.

Gli stranieri

Tutto il discorso si applica solo agli italiani, oppure anche agli stranieri? Stranieri UE o extra UE? Anzitutto bisogna comprendere che gli Stati esteri, tanto europei quanto extra UE, hanno una loro legislazione specifica, per cui se un cittadino chiede un certificato per un Comune o altro Ente pubblico estero ha tutto il diritto di ottenerlo, dato che non è detto che in altri Paesi esista l’autocertificazione. Si emetterà dunque un certificato “valido per l’estero”, contenente tutti i dati previsti dalla nostra normativa.

Viceversa, ricordiamo che l’autocertificazione non esime dalla possibilità di verifica, per cui se uno straniero autocertifica uno stato verificabile in Italia, ad esempio un titolo di studio ottenuto in un Istituto italiano, non ci sono problemi ad accettarla, sempre che non si sia già operato d’ufficio ad acquisire l’informazione. Se invece i documenti a supporto si trovano solamente all’estero, questo esula dalla competenza dell’ufficiale d’anagrafe e lo straniero dovrà dunque procurare un certificato del proprio Stato, naturalmente tradotto e apostillato o autenticato, a seconda delle convenzioni in essere con il Paese che lo emette.

Attenzione: il documento deve essere in regola con le convenzioni in essere con il Paese che lo emette, che può non essere necessariamente quello di origine: se un cittadino cinese è stato qualche anno in Finlandia, poi si è spostato in Perù, poi è venuto in Italia ed esibisce certificati cinesi, finlandesi e peruviani, questi devono essere in regola con gli accordi relativi ad ogni Stato, non tutti riferiti alle regole in essere con la Cina.

C’è un problema con la verifica delle situazioni dichiarate da cittadini dell’Unione: il Legislatore, forse pensando che lo scambio di informazioni all’interno dell’UE sarebbe diventato più agevole in poco tempo, ha infatti previsto, all’art. 3 del D.P.R. 445/2000, che: “1. Le disposizioni del presente testo unico si applicano ai cittadini italiani e dell'Unione europea, alle persone giuridiche, alle società di persone, alle pubbliche amministrazioni e agli enti, alle associazioni e ai comitati aventi sede legale in Italia o in uno dei Paesi dell'Unione europea. 2. I cittadini di Stati non appartenenti all’Unione regolarmente soggiornanti in Italia, possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 limitatamente agli stati, alle qualità personali e ai fatti certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici italiani.”.

Non può essere dato scontato che le informazioni possano essere ottenute dagli enti pubblici dei paesi dell'U.E., nache tramite i Consolati italiani all'estero, anzi è probabile che le informazioni non sia possibile ottenerle. In tal caso i cittaddini dell'U.E. dovranno presentare la documentazione rilasciati dai rispettivi paesi di appartenenza.

Le Pubbliche Amministrazioni

Abbiamo parlato spesso di Pubbliche amministrazioni e gestori di pubblici servizi, per i quali si applicano regole diverse rispetto ai soggetti privati. Ma cosa si intende esattamente con queste figure? Per le Pubbliche Amministrazioni la risposta è semplice, in quanto esse sono elencate in una disposizione normativa, il D.Lgs 165/2001: “per amministrazioni pubbliche si intendono tutte le amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli istituti e scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative, le aziende ed amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, le Regioni, le Province, i Comuni, le Comunità montane, e loro consorzi e associazioni, le istituzioni universitarie, gli Istituti autonomi case popolari, le Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura e loro associazioni, tutti gli enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali, le amministrazioni, le aziende e gli enti del Servizio sanitario nazionale, l'Agenzia per la rappresentanza negoziale delle pubbliche amministrazioni (ARAN) e le Agenzie di cui al decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 300.”

Le Agenzie di cui al decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 300 sono agenzie ministeriali o interministeriali (agenzia per il farmaco, per la protezione civile, del territorio, delle entrate …); Agenzie che non siano previste da apposite norme, non possono essere considerate Enti Pubblici.

Notiamo che i Tribunali NON sono Pubbliche Amministrazioni, anche se svolgono un servizio di competenza dello Stato; in seguito alla tripartizione dei poteri (legislativo, esecutivo e giudiziario), l’attività del giudice è separata dalla funzione amministrativa.

Più difficile, invece, dare una definizione di pubblico servizio, attività che può essere anche esercitata da privati: i servizi di telefonia, la fornitura di gas ed elettricità, un servizio di notariato sono tutti servizi gestiti da privati ma di elevato interesse pubblico.

Chi può effettuare l'autocertificazione

Tutti i cittadini maggiorenni, italiani o stranieri, i cui documenti autocertificati siano conservati presso la Pubblica Amministrazione italiana o di uno stato appartenente all'U.E..

Come e quando effettuarla

Deve essere effettuata dal dichiarante, su una pagina bianca o su Modello per autocertificazione 1 o Modello per autocertificazione 2, che procederà alla sottoscrizione. Possono essere dichiarati tutti i documenti o certificati conservati dalla Pubblica Amministrazione. Gli Uffici pubblici sono obbligati ad accettarla, mentre i soggetti privati hanno facoltà e non obbligo di usufruirne. La firma sull'autocertificazione non è soggetta ad autentica in alcun caso.

Costi e validità

L'autocertificazione non è soggetta ad alcun costo. La validità è quella del documento o certificato che sostituisce.

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