Protocollazione della posta destinata all'Ente.

Tutta la posta destinata al Comune viene protocollata in entrata attraverso un sistema informatico che rilascia un numero, il c.d. numero di protocollo e l'ora esatta di protocollazione, che ha valenza di atto pubblico, dotato di pubblica fede sino a querela di falso.

Ogni documento protocollato viene poi spedito, attraverso la posta interna, all'Ufficio dell'Amministrazione destinario.

Le procedure relative alla gestione del Protocollo infromatico, sono stabilite dal "Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi", in cui è descritto il sistema di gestione e conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni necessarie per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico. Il manuale comprende: analisi, decisioni, piani, iter delle attività, classificazioni, definiti in relazione alle specificità organizzative, funzionali, strutturali e di servizio definite dall'Amministrazione comunale.

La protocollazione non comporta alcuna spesa per il cittadino che la richiede e dà diritto, a richiesta, specie se in caso di consegna a mano del documento, al rilascio di una ricevuta che attesta l'effettiva ricezione del documento stesso da parte dell'Amministrazione.