Cos'è
Il Regolamento (UE) 2016/1191 del 6 luglio 2016 prevede un’esenzione pressochè generalizzata dalla legalizzazione, da formalità analoghe (ovvero l’Apostille), dalla traduzione per i documenti pubblici in ambito comunitario.
Oggetto del Regolamento
- esenzione dalla legalizzazione o formalità analoghe e semplificazione di altre formalità (è comunque fatta salva la possibilità di utilizzare altri sistemi applicabili in uno Stato membro relativamente alla legalizzazione o formalità analoghe);
- istituzione di moduli standard multilingue da utilizzare come supporto per la traduzione e allegati ai documenti pubblici nazionali relativi alla nascita, all’esistenza in vita, al decesso, al matrimonio (compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile), all’unione registrata (compresi la capacità di sottoscrivere un’unione registrata e lo stato di unione registrata), al domicilio e/o alla residenza e all’assenza di precedenti penali.
Ambito di applicazione
Il Regolamento si applica ai documenti pubblici rilasciati dalle autorità di uno Stato membro, in base alla propria legislazione nazionale, che devono essere presentati alle autorità di un altro Stato membro e il cui obiettivo principale è accertare, tra gli altri, uno o più dei seguenti fatti:
- nascita;
- esistenza in vita;
- decesso;
- nome;
- matrimonio o unione civile;
- stato civile;
- unione registrata, compresa la capacità di sottoscrivere un’unione registrata e lo stato di unione registrata;
- residenza.
Il regolamento non si applica:
- ai documenti pubblici rilasciati dalle autorità di un Paese terzo;
- al riconoscimento in uno Stato membro degli effetti giuridici relativi al contenuto dei documenti pubblici rilasciati dalle autorità di un altro Stato membro.
Definizioni
Per «documenti pubblici» sono da intendersi:
- i documenti emanati da un’autorità o da un funzionario appartenente ad una delle giurisdizioni di uno Stato membro, ivi compresi quelli emanati dal pubblico ministero, da un cancelliere o da un ufficiale giudiziario («huissier de justice»);
- i documenti amministrativi;
- gli atti notarili;
- le dichiarazioni ufficiali come le annotazioni di registrazioni, visti per la data certa e autenticazioni di firme, apposte su una scrittura privata;
- i documenti redatti da agenti diplomatici o consolari di uno Stato membro che agiscono nell’esercizio delle loro funzioni nel territorio di qualsiasi Stato, ove tali documenti debbano essere presentati sul territorio di un altro Stato membro o agli agenti diplomatici o consolari di un altro Stato membro che agiscono nel territorio di un Paese terzo.
Per «autorità» è da intendersi un’autorità pubblica di uno Stato membro o un’entità che agisce a titolo ufficiale ed è autorizzata ai sensi del diritto nazionale a rilasciare o ricevere un documento pubblico disciplinato dal presente regolamento o una copia autentica;
Esenzione dalla legalizzazione e formalità analoghe
I documenti pubblici disciplinati dal regolamento e le loro copie autentiche sono esenti da ogni forma di legalizzazione e formalità analoghe (apostille).
Semplificazione delle altre formalità relative alle traduzioni
Non è richiesta una traduzione quando:
- il documento pubblico è redatto nella lingua ufficiale dello Stato membro in cui il documento è presentato o, qualora lo Stato membro in questione abbia più lingue ufficiali, nella lingua ufficiale o in una delle lingue ufficiali del luogo in cui il documento è presentato o in qualsiasi altra lingua espressamente accettata da tale Stato membro; oppure
- il documento pubblico è corredato, alle condizioni stabilite dal regolamento, di un modulo standard multilingue purchè l’autorità nazionale a cui è presentato il documento pubblico ritenga che le informazioni figuranti nel modulo standard multilingue siano sufficienti al trattamento del documento pubblico.
La traduzione certificata effettuata da una persona qualificata a tal fine ai sensi del diritto di uno Stato membro è accettata in tutti gli Stati membri.
Moduli standard multilingue
I documenti pubblici, sono corredati, su richiesta della persona avente diritto ad ottenere il documento pubblico, di un modulo standard multilingue istituito conformemente al regolamento.
I moduli standard multilingue sono rilasciati da un’autorità e recano la data del rilascio, la firma e, se del caso, il bollo o il timbro dell’autorità di rilascio.
I moduli standard multilingue sono allegati ai documenti pubblici e sono utilizzati come supporto per la traduzione e non hanno alcun valore legale autonomo.
I moduli standard multilingue non costituiscono:
- estratti di atti di stato civile;
- copie letterali degli atti di stato civile;
- estratti multilingue di atti di stato civile;
- estratti multilingue e codificati di atti di stato civile;
- certificati di stato civile multilingue e codificati.
I moduli standard multilingue possono solo essere usati in uno Stato membro diverso da quello in cui sono stati rilasciati.
Lingue di rilascio dei moduli standard multilingue
I moduli standard multilingue sono compilati dall’autorità di rilascio nella lingua ufficiale del proprio Stato membro o, qualora lo Stato membro in questione abbia più lingue ufficiali, nella lingua ufficiale o in una delle lingue ufficiali del luogo in cui il modulo standard multilingue è rilasciato.
La parte standard e le voci specifiche per paese del modulo standard multilingue è pubblicato in entrambe le seguenti lingue:
- la lingua ufficiale dello Stato membro in cui il modulo standard multilingue è rilasciato o, qualora lo Stato membro in questione abbia più lingue ufficiali, la lingua ufficiale o una delle lingue ufficiali del luogo in cui il modulo standard multilingue è rilasciato, che sia anche una delle lingue ufficiali delle istituzioni dell’Unione;
- la lingua ufficiale dello Stato membro in cui deve essere presentato il documento pubblico cui il modulo standard multilingue è allegato o, qualora lo Stato membro in questione abbia più lingue ufficiali, la lingua ufficiale o una delle lingue ufficiali del luogo in cui deve essere presentato il documento pubblico cui il modulo standard multilingue è allegato, che sia anche una delle lingue ufficiali delle istituzioni dell’Unione.