Salta al contenuto

Certificati ed estratti

I certificati ed estratti sono atti in base ai quali il cittadino dimostra di possedere una serie di requisiti relativi alla sua persona.

Certificati ed estratti

Come stabilito all'art.450 del codice civile i registri dello stato civile sono pubblici e tale pubblicità si estrinseca esclusivamente attraverso il rilascio, da parte dell'ufficiale di stato civile, di estratti e certificati con le indicazioni dalla legge prescritte. Inoltre gli ufficiali dello stato civile devono compiere negli atti affidati alla loro custodia le indagini domandate dai privati.
All'art.106 dell'Ordinamento di stato civile viene disciplinato il rilascio degli estratti per riassunto degli atti dello stato civile, prevedendo di riportare quanto riferito all'evento contenuto nell'atto stesso e nelle relative annotazioni.

Quanto alle modalità di presentazione delle richieste di estratti per riassunto alcune indicazioni sono fornite dal Ministero dell'Interno che nel Massimario, ediz. 2012, consultabile in internet, stabilisce al capitolo XIV quanto segue: "Il rilascio degli estratti per riassunto degli atti di stato civile, previsto dall'art. 106 del D.P.R. 396/2000, è consentito per qualsiasi atto dello stato civile, senza alcuna differenza tra atti iscritti o trascritti. L'ufficiale di stato civile, alla richiesta, provvederà al rilascio secondo le risultanze dei propri registri. La richiesta fatta da terze persone va inoltrata per iscritto con indicazione dei motivi. La persona cui l'atto si riferisce, previa identificazione, potrà invece ottenere l'estratto su richiesta anche verbale".

Queste precisazioni si coniugano con quanto affermato anche dal Garante per la protezione dei dati personali, come sottolineato sempre nel Massimario, dove si legge: "I due testi normativi fondamentali in materia di stato civile e di protezione dei dati personali (D.P.R. 396/2000 e d.Lgs. 196/2003) convergono - come più volte ribadito dallo stesso Garante per la protezione dei dati personali - nel far ritenere che i registri e gli atti di stato civile sono soggetti, rispetto all'ordinaria documentazione amministrativa, a una specifica disciplina che permette a chi vi abbia interesse (salvi i divieti di legge) di accedere a notizie e informazioni ivi riportate anche in relazione agli atti di corrente uso, ma esclude in ogni caso la possibilità di libera consultazione diretta di questi non "filtrata" dall'intervento dell'ufficiale dello stato civile".

Si sottolinea in questo senso il carattere speciale delle norme che presidiano la materia dello stato civile, anche per quanto concerne l'accesso alle informazioni e il trattamento riservato ai registri ed atti dello stato civile.

Sono rilevanti anche le Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica pubblicate ai sensi dell'art. 20, comma 4, del d.lgs. 10 agosto 2018, n. 101 - 19 dicembre 2018, definite dal Garante della privacy, che all'art.7, comma 3, ha stabilito quanto segue: "In caso di esercizio di un diritto, concernente persone decedute ai sensi dell'art. 2-terdecies del Codice, da parte di chi vi abbia interesse proprio o agisce a tutela dell'interessato, in relazione a dati personali che riguardano persone decedute e documenti assai risalenti nel tempo, la sussistenza dell'interesse è valutata anche in riferimento al tempo trascorso."

I certificati

I certificati di nascita, matrimonio e morte possono essere sostituiti con una autocertificazione ai sensi dell'art. 46 del D.P.R. 445/2000, che devono essere obbligatoriamente accettati dagli enti pubblici o dai gestori di di pubblico servizio, e, con le modifiche apportate al d.P.R. n.445/2000 dal d.L. n.76/2020, convertito con L. n.120 del 11/09/2020, anche dai privati.

I certificati di nascita, matrimonio, unione civile e morte certificano il numero dell'atto del registro di stato civle, nome cognome, luogo e data di nascita, luogo e data dell'evento di una persona e vengono rilasciati dall'ufficiale dello stato civile del Comune che ha registrato o trascritto l'evento.

Gli estratti

Gli estratti di nascita, matrimonio e morte certificano, oltre che i medesimi dati sopra descritti per i certificati, le eventuali annotazioni.

Nell'estratto di nascita le annotazioni certificabili sono, ad esempio, quelle relative a: apertura/chiusura amministrazione di sostegno, matrimonio, divorzio, morte, acquisto/perdita e riaquisto cittadinanza italiana, ecc..

Nell'estratto di matrimonio le annotazioni certificabili sono ad esempio quelle relative a convenzioni patrimoniali, divorzio, ecc..

Se il richiedente dell'estratto non è il diretto interessato, un genitore del minore, il tutore o amministratore di sostegno, la richiesta deve essere presentata in forma scritta.

Estratti di nascita con generalità dei genitori

Il rilascio di estratti di nascita con indicazione della paternità e della maternità, regolato dall’articolo 3 del d.P.R. 432/1957, è consentito soltanto a richiesta dell’interessato per l’esercizio di diritti o l’adempimento di doveri derivanti dallo status di figlio.

Quando l’interessato è minorenne, il rilascio si effettua su richiesta del genitore esercente la potestà o dal tutore.

In via eccezionale vengono rilasciati estratti di nascita con l’indicazione della paternità e della maternità a soggetti maggiorenni diversi da quelli sopra indicati, che siano muniti di delega scritta ad essi rilasciata dall’interessato, a cui sia allegata la fotocopia di un documento d’identità valido dell’interessato stesso.

Le medesime indicazioni valgono per il rilascio degli estratti di nascita su modello plurilingue, in quanto riportano sempre l’indicazione della paternità e della maternità.

I certificati plurilingue

Il certificato plurilingue è un  un modello specifico redatto  in più lingue che può essere utilizzato all'estero, nei paesi che hanno aderito alla Convenzione di Vienna del 1976. Serve per provare la  data e il luogo di nascita, di matrimonio o di morte di una persona.
Possono essere rilasciati su modello plurilingue solo se l'atto di cui è estratta la copia è registrato presso lo stato civile del Comune di Mirandola:

  • estratto di nascita
  • estratto di matrimonio
  • estratto di morte

E' un documento che non necessita per il suo uso nei paesi esteri convenzionati di traduzione e legalizzazione.

Misure di semplificazione in merito al rilascio ed uso dei certificati

Dal 1° gennaio 2012, con l’entrata in vigore della Legge di stabilità per l’anno 2012, le certificazioni rilasciate dalla pubblica amministrazione in merito a stati, qualità personali e fatti, sono validi ed utilizzabili solo nei RAPPORTI TRA PRIVATI. Nei rapporti con la pubblica amministrazione e con i gestori di pubblici servizi i CERTIFICATI e gli ATTI DI NOTORIETA’ SONO SEMPRE SOSTITUIBILI CON l’AUTOCERTIFICAZIONE e le DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE DI ATTO DI NOTORIETA’.

Le amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi SONO TENUTI AD ACQUISIRE D’UFFICIO le informazioni oggetto di autocertificazione o di dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà prodotte dagli interessati.

Gli uffici comunali continueranno a rilasciare certificati, su richiesta degli interessati, da utilizzare solo ed esclusivamente nei rapporti tra privati (come anche specificato da un’apposita dicitura che verrà riportata sul certificato stesso), applicando l’imposta di bollo sulla base della vigente normativa.

L’esenzione dall’imposta di bollo verrà applicata nel caso in cui il certificato sia destinato ad un uso per il quale la normativa preveda l’esenzione dall’imposta stessa.

Si rammenta come il cittadino possa sempre rilasciare autocertificazioni anche quando abbia a che fare con soggetti privati (banche, assicurazioni, agenzie d’affari, sindacati, ecc.), che sono obbligati a riceverle.

Tali documenti hanno lo stesso valore dei certificati, la firma non deve essere autenticata e non costano nulla.

Esenzione dei documenti pubblici dalla legalizzazione e semplificazione di altre formalità, nell'ambio dell'Unione Europea

Il Regolamento (UE) 2016/1191 del Parlamento Europeo e del Consiglio, promuove la libera circolazione dei cittadini semplificando i requisiti per la presentazione di alcuni documenti pubblici nell'Unione europea.

Il predetto regolamento prevede, in relazione ad alcuni i documenti pubblici rilasciati dalle autorità di uno Stato UE che devono essere presentati alle autorità di un altro Stato UE, un sistema di esenzione dalla legalizzazione e di semplificazione di altre formalità.

Istituisce inoltre moduli standard multilingue per superare le barriere linguistiche e agevolare la circolazione di documenti pubblici tra gli Stati membri concernenti la nascita, l'esistenza in vita, il decesso, il matrimonio, lo stato civile, l'unione registrata, la residenza.

A chi si rivolge

A tutti coloro che devono dimostrare di possedere una serie di requisiti relativi alla loro persona.

Chi può presentare

I certificati e gli estratti per riassunto degli atti di stato civile possano essere rilasciati a chiunque ne faccia richiesta, o da persone da queste opportunamente delegate (art.38, comma 3-bis, d.P.R. n.445/2000).
La richiesta fatta da terze persone va inoltrata per iscritto con indicazione dei motivi, la persona cui l'atto si riferisce, previa identificazione, potrà invece ottenere l'estratto su richiesta anche verbale.

Accedere al servizio

Come si fa
  • direttamente dall'interessato presso l'ufficio di stato civile
  • per l'invio in Italia e all'estero: richiesta scritta a mezzo posta con allegato copia del documento d'identità del richiedente e busta affrancata completa di indirizzo per il ritorno.
Cosa si ottiene

Un certificato o estratto di stato civile

Cosa serve

Per la richiesta di certificati ed estratti di stato civile non è necessaria alcuna particolare formalità, deve comunque e obbligatoriamente essere indicato il cognome e nome della persona della quale si richiede la documentazione e, se conosciuta, la data dell'evento (nascita, morte, matrimonio, unione civile).

Costi e vincoli

Costi

Nessuno, ad esclusione di eventuali costi per la spedizione della documentazione originale.
Tali costi, che dovranno essere preventivamente verificati e concordati con l'Ufficio, devono essere pagati anticipatamente dal richiedente, tramite:

  • inoltro al Comune della somma in contanti necessaria;
  • pagamento tramite PagoPA;
  • pagamento tramite bonifico, ma solo per le persone residenti o che si trovano all'estero.

Tempi e scadenze

I certificati di stato civile hanno una validità di 6 mesi dalla data del loro rilascio, se disposizioni di legge o regolamentari non prevedano una validità superiore. Resta, invece, confermata la validità illimitata per i certificati attestanti stati, qualità personali e fatti non soggetti a modificazioni.

E' ammessa la presentazione delle certificazioni "scadute" purchè le informazioni contenute nei certificati stessi non siano variate. In questo caso, basterà apporre sul certificato una dichiarazione non autenticata, resa dal titolare dello stesso, che attesti che le informazioni contenute nel certificato, non hanno subito variazioni dalla data di rilascio.

Casi particolari

Copia integrale dell'atto di stato civile

L’istanza di rilascio della copia integrale (fotocopia) degli atti di stato civile deve esse motivata sulla base di una delle casistiche previste dalla legge (art.107 d.P.R. 396/2000): rilascio al soggetto portatore di un interesse personale, diretto, concreto e attuale, previa istanza scritta.

L’art. 177, comma 3, del d.Lgs. 196/2003 che aveva introdotto la possibilità di rilasciare le copie integrali degli atti dello stato civile decorsi settant'anni dalla loro formazione, è stato abrogato dall’ art. 27, comma 1, lett. c), n. 3), d.Lgs. 10 agosto 2018, n. 101.

Per ulteriori approfondimenti, si rimanda alla seguente pagina di questo sito.

Modulistica

Trasparenza

Modalità di avvio
A domanda degli interessati, anche verbale, o di persone da queste opportunamente delegate (art.38, comma 3-bis, d.P.R. n.445/2000)
Decorrenza termine

Dalla presentazione della richiesta

Fine termine

30 giorni

Se la richiesta é per il riconoscimento della cittadinanza italiana, i termini sono di 6 mesi dalla presentazione dell'istanza.

Tempo medio

Di norma i certificati ed estratti richiesti direttamente allo sportello sono rilasciati a vista, per quelli richiesti con altro messo vengono rispettati i tempi previsti dalla normativa.

Silenzio assenso/Dichiarazione dell'interessato sostitutiva del provvedimento finale
No
Provvedimento finale

Rilascio di un certificato o estratto di stato civile

Responsabile del procedimento
Domiziano Battaglia
Dirigente
Luca Bisi
Atti e documenti a corredo dell'istanza

Se la domanda non viene sottoscritta davanti al funzionario incaricato di ricevere la documentazione, deve essere allegato un documento d'identità personale.

Il personale dell'Ufficio Protocollo non è da considerarsi funzionario incaricato a ricevere la documentazione.

L’allegazione di un valido documento d’identità, difatti, non rappresenta un mero formalismo, ma piuttosto un onere fondamentale del sottoscrittore, configurandosi come l’elemento diretto a comprovare, non tanto le generalità del dichiarante, ma ancor prima l’imprescindibile nesso di imputabilità soggettiva della dichiarazione ad una determinata persona fisica.

Da ciò ne consegue che l’omessa allegazione del documento in questione, non integra una mera irregolarità suscettibile di correzione per errore materiale, ma un elemento che rende irricevibile la domanda.

Titolare del potere sostitutivo

Dirigente del Servizio

Riferimenti normativi
  • art.450 codice civile
  • d.P.R. 3 novembre 2000, n. 396
  • d.Lgs. 30 giugno 2003 n.196
  • art. 20, comma 4, del d.lgs. 10 agosto 2018, n. 101
  • Per il rilascio di certificati ad uso acquisto della cittadinanza italiana: art. 14 c.2-bis del d.L. n.113/2018, come convertito con L. n.132/2018
  • Ministero dell'Interno - massimario per l'ufficiale dello stato civile - edizione 2012

Ulteriori informazioni


·

Ultimo aggiornamento

24-11-2022 16:11

Questa pagina ti è stata utile?